KEYSCAN
Schnell, einfach und branchenübergreifend
Die Barcode-gestützte Verwaltungssoftware ermöglicht eine strukturierte Übersicht in weiten Anwendungsbereichen für nahezu jede Branche. Nutzen Sie KeyScan z.B. als Schlüsselverwaltung für Ihre Immobilienfirma.
Auf der Basis unserer leistungsfähigen Standardsoftware setzen wir Ihre komplexen Anforderungen ganz individuell um. Entdecken Sie die umfassende Leistungsfähigkeit von KeyScan und erfahren, wie Sie dank dieser Lösung viel Zeit, Kosten und Nerven sparen können.
Die leistungsfähige Software bietet fortschrittliche und bedienerfreundliche Funktionen:
Datensätze anlegen
Das einfache Erfassen der digitalen Datensätze umfasst Informationen zum Objekt, Ort und weiteren Eigenschaften. Darüber hinaus können beliebig viele eigene Datenfelder hinzugefügt werden, was eine breitere Individualisierung zulässt. Ergänzende Dokumente können an die entsprechenden Datensätze angehangen werden.
Zu jedem Datensatz wird automatisch ein Barcode generiert, dessen Hintergrundinformationen jederzeit geändert oder ergänzt werden können. Auch die Verbindung mehrerer Datensätze ist möglich.
Die Filterfunktion mit der Volltextsuche über alle Datensätze gibt Ihnen die Möglichkeit, benötigte Daten gezielt und einfach zu ermitteln.
Ausgaben und Rücknahmen
KeyScan arbeitet mit einem Barcode System, das die Zuordnung von Objekten erleichtert und in erster Linie sicher macht. Jedes Objekt wird einmalig mit einem Barcode versehen, der im späteren Prozess lediglich gescannt werden muss. Auf einen Blick sind sofort alle relevanten Informationen rund um das gescannte Objekt sichtbar. Zudem erkennt das System automatisch, ob und wann etwas entliehen bzw. zurückgegeben wurde. Die gleichzeitige Bearbeitung mehrerer Objekte ist möglich. Wird die Verleihfrist überschritten, so wird dies in der Software durch die Erinnerungsfunktion sowie eine farbliche Kennzeichnung angegeben.
Protokollierung
Jeder Arbeitsschritt wird erfasst und sekundengenau, zusammen mit der entsprechenden Benutzerkennung, protokolliert. Dies umfasst nicht nur die Ausgabe oder Rücknahme von Objekten, sondern auch jede Änderung an den hinterlegten Datensätzen.
Die im Verlauf gesammelten Daten lassen sich manuell nicht ändern, sodass die Revisionssicherheit für jedes Objekt gegeben ist. Für das papierlose Büro lassen sich Ausgabe- und Rücknahmeprotokolle mit einem Unterschriften-Pad der Firma signotec digital unterschreiben und direkt als PDF ablegen.
Durch die Anlage von Adresslisten lassen sich entliehene Gegenstände den entsprechenden Personen zuweisen. Auch für diese Entleiher lassen sich Barcodes generieren, was die Handhabung für regelmäßige Kunden deutlich erleichtert. Die Leihhistorie lässt sich jederzeit nachverfolgen. Eine vorhandene Verbindung von Personen und Objekten wird von der Software beim Scanvorgang automatisch erkannt und angezeigt.
Je nach Benutzer lassen sich verschiedene Nutzungsrechte individuell anpassen. So ist beispielsweise die Einschränkung diverser Benutzer auf bestimmte Objekte möglich, was besonders bei der Verwaltung mehrerer Standorte wichtig ist.
Die generierten Barcodes lassen sich mit jedem handelsüblichen Drucker ausdrucken, sodass die Notwendigkeit eines Plastikkartendruckers entfällt. Die Anpassung auf vorgefertigte Label und die Ausgabe auf Labeldruckern ist ebenso möglich wie der Druck von Zusatzkarten mit weiteren individuellen Informationen. Einmal angelegte Drucklayouts lassen sich für eine weitere Verwendung sichern.
Der Ausdruck von Protokollen lässt sich individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen und ist über die Software möglich. Bestimmen Sie selbst, welche Informationen wo und wie abgebildet werden.
Die bequeme und leistungsstarke Suchfunktion ermöglicht es dem Nutzer, abseits der Filterfunktionen, innerhalb aller Datensätze nach einem bestimmten Inhalt zu suchen. Die Software gibt automatisch alle Daten aus, die den gesuchten Begriff beinhalten.
Praxisbeispiel
KEYSCAN ALS SCHLÜSSELVERWALTUNGSSOFTWARE
Besonders im Bereich der Haus- und Grundstücksverwaltung wartet KeyScan mit Erfahrung auf:
Die Daten Ihrer verwendeten Verwaltungssoftware können in KeyScan übertragen werden, sofern eine SQL-Datenbank genutzt wird. So entfällt ein doppelter Pflegeaufwand, was die Verwaltung von Objektdaten wesentlich vereinfacht und Ihnen Zeit sowie bares Geld spart. Vorgenommene Änderungen in der Verwaltungssoftware werden automatisch an KeyScan übertragen, da die Daten beim Start der Software synchronisiert werden. Entsprechend konfigurierte Vorlagen für DOMUS 4000, DOMUS 1000, HausPerfekt, Karthago, WinCASA und weitere sind bereits in KeyScan integriert.
KeyScan bietet alternativ eine eigenständige, integrierte Objektverwaltung an. Erfassen Sie Stammdaten und verwalten Sie beliebig viele Bezugsdaten und Zusatzinformationen.
Profitieren Sie außerdem von weiteren Vorteilen:
- Schnelle, effiziente und sichere Ausgabe und Rücknahme von Schlüsseln mittels Barcode-Scanner
- Die Protokolle der Ausgaben und Rücknahmen lassen sich bequem als PDF Datei direkt in der Software zum Schlüssel bzw. Objekt ablegen. Ein zusätzlicher Ausdruck ist nicht nötig.
- Keine Einschränkungen in der Anzahl von Schlüsseln, Objekten und Entleihern
- Durch den revisionssicheren Verlauf können Sie immer lückenlos über den Verbleib der Schlüssel Auskunft geben.
- Der Ausdruck der Barcodes ist auf jedem handelsüblichen Drucker möglich – es ist keine zusätzliche Hardware notwendig.
- Schließanlagen, Zylinder und deren Schließungen lassen sich komplett digital abbilden.
- Importieren Sie Ihre Lagepläne und markieren Sie auf diesen, welche Türen die entsprechenden Schlüssel schließen.
Die KeyScan Software wird in enger Zusammenarbeit mit unseren Kunden stetig weiterentwickelt und bietet daher ein großes Spektrum an Funktionalität, die Ihnen die tägliche Arbeit mit Ihren Schlüsseldaten erleichtern wird.
Weitere Einsatzmöglichkeiten
Nicht nur in der Schlüsselverwaltung bietet KeyScan immense Vorteile, auch diese Branchen können KeyScan profitieren:
Archivmanagement
Autohäuser
Behörden
Bibliotheken
Concierge-Dienste / Sicherheitsdienste
Geräteverleiher
Hausmeisterservices
Hotellerie und Ferienwohnungen
Krankenhäuser
Kreditinstitute mit Immobilienbestand
Pflegedienste aller Art
Reinigungsfirmen / Gebäudeservices
Theater- / Fundusverwaltungen
Universitäten
Zutrittskontrollen
KeyScan pro
Das Profi-Tool zur Schlüsselverwaltung lässt fast keine Wünsche offen. Sicheres und effizientes Schlüssel-Management, gepaart mit einem hohen Anpassungsgrad.
System: Windows
KEYSCAN WEB
Verwalten Sie Ihre Schlüssel unabhängig von Ihrem Standort, und von nahezu jedem Endgerät aus. Online, einfach, effizient und sicher.
System: Online (Windows, Mac, iOS, Android)
Wir bieten eine 30-Tage-Testversion von KeyScan an,
welche in vollem Umfang getestet werden kann.
Fordern Sie einfach Ihre kostenfreie Demolizenz an:
Nach dem Absenden erhalten Sie einen Downloadlink sowie
einen Lizenzcode zum Freischalten der Software via E-Mail.
Ausgewählte Unternehmen, die wir mit den KeyScan-Benefits bereits überzeugen konnten:
Sie benötigen Unterstützung beim neuesten Update oder möchten Ihre individuelle Schlüssel- und Objektverwaltung erweitern und nach Ihren Ansprüchen gestalten?
Unser Support steht Ihnen per Mail unter:
support@keyscan.me
oder telefonisch unter: 0361 / 74 97 32 55 zur Verfügung.
Wir helfen Ihnen gern weiter!
Update Version 5.03 & 5.10
BARCODES SCANNEN MIT DER KEYSCAN SCANAPP
Die Barcodes können nun auch mit dem Smartphone gescannt werden. Dazu haben wir die kostenlose ScanApp für Android und iOS entwickelt.
TOUCH-OBERFLÄCHE KOMPLETT ÜBERARBEITET
Die Touch-Oberfläche wurde sowohl grafisch als auch von der Bedienweise komplett überarbeitet. Des Weiteren wurde die automatische PDF-Erstellung, die Erfassung der Unterschrift über das Unterschriften-Pad und der automatische E-Mail-Versand integriert.
DSGVO-KONFORME LÖSCHUNG DER VERLAUFSDATEN
KeyScan bietet nun die Möglichkeit, dass Verlaufsdaten (nur Ausgaben und Rücknahmen) automatisch gelöscht werden. Die DSGVO konforme Löschung dieser Daten muss grundsätzlich erst in der Software aktiviert werden. Des Weiteren können Sie den Zeitraum der Datenlöschung selbst festlegen.
PERFORMANCE
Wir haben das interne Speichermanagement in großen Teilen komplett erneuert. Dadurch werden gerade verknüpfte Datensätze schneller geladen und zugeordnet. Dies sollte sich bei großen Datenmengen zum Programmstart bemerkbar machen. Das Nachladen nach Ausgaben und Rücknahmen wurde in diesem Zusammenhang auch überarbeitet, und agiert dadurch deutlich schneller.
WEITERES
Zudem gibt es noch zahlreiche weitere Verbesserungen und Neuerungen, welche die Arbeit und Handhabung mit KeyScan erleichtern. Eine detaillierte Liste können Sie der Update-Beschreibung entnehmen.
Was ist neu in Version 5.00?
SCHREIBEN IM PDF FORMAT
Erstellen Sie beliebige Schreiben im DIN 5008 Format direkt aus KeyScan heraus. Über die bereits integrierten Textbausteine, sowie Freitextfelder können diese Schreiben beliebig angepasst werden.
MARKIERUNGEN
Viele Kunden haben uns gefragt, warum man Schlüssel zwar als „defekt“ markieren kann, dies aber keine Auswirkung auf das System hat. Aus diesem Grund haben wir ein Markierungssystem integriert. Dadurch können auch eigene Markierungen angelegt werden, für die man die Anzeigefarben in der Schlüsselliste, als auch eine Scanbemerkung festlegen kann. Außerdem lässt sich für jede Markierung festlegen, ob der markierte Schlüssel ausgegeben werden darf. Defekt ist als erste Markierungsart bereits entsprechend implementiert.
DRUCK-DESIGNER KOMPLETT ÜBERARBEITET
Wir haben den Druck-Designer für die individuelle Anpassung des Barcodedruckes von Grund auf neu programmiert. Dieser erlaubt es, alle gewünschten Informationen frei zu positionieren und zu konfigurieren. Zusätzlich ist es nun auch möglich, ein Hintergrundbild für den Druck der Barcodes festzusetzen.
SCHLÜSSELDATEN KOMPLETT DUPLIZIEREN
Diese neue Funktion erlaubt es, Schlüsseldaten in beliebiger Anzahl komplett zu duplizieren. Neben den Standard-Schlüssel-Daten umfasst dies auch die Verknüpfungen mit mehreren Objekten, Schließanlagen-Daten, Datenfelder und Schlüsselverknüpfungen. Alles natürlich optional. Für die duplizierten Schlüssel lässt sich zudem direkt ein neuer Schlüsseltext angeben.
DMS - DOKUMENTENORDNER IN SCHLÜSSEL- UND OBJEKTMASKEN
Die Dokumenten-Reiter in der Schlüssel- und Objektmaske wurden überarbeitet. So ist es nun auch möglich, Ordner anzulegen, in denen die Dokumente zugeordnet abgelegt werden.
MS SQL SERVER
Die KeyScan Schlüsseldaten können nun auch wahlweise direkt in einer Microsoft SQL Server Datenbank gespeichert werden. Dies erleichtert gerade in größeren Unternehmen die Administration und Datensicherung.
VIELE WEITEREN VERBESSERUNGEN
Zudem gibt es noch zahlreiche weitere Verbesserungen und Neuerungen, welche die Arbeit und Handhabung mit KeyScan erleichtern. Eine detaillierte Liste können Sie der Update-Beschreibung entnehmen.
Was ist neu in Version 4.40?
BENUTZER- BZW. ANMELDEVERWALTUNG
Durch diese kann der Zugriff auf KeyScan eingeschränkt und besser definiert werden. Die Möglichkeit der Vergabe von Benutzerrechten, sowie die Eingrenzung auf bestimmte Objekte, erlaubt es Ihnen, Benutzerrollen in Ihrem Unternehmen klarer zu trennen.
SCHLIEßANLAGEN OBJEKTÜBERGREIFEND
Schließanlagen können nun objektübergreifend angelegt und dadurch mit mehreren Objekten verküpft werden.
WEITERES
- Bei der Aktualisierung der KeyScan Daten kann man nun wählen, ob nur die Schlüsseldaten, oder alle Daten aktualisiert werden sollen.
- In der Datenbankschnittstelle lässt sich nun zu jeder Tabelle eine individuelle WHERE Abfrage Klausel eintragen. Dadurch kann der Import Ihrer Daten noch besser angepasst werden.
- Fehler beim Renderig der Objektnummer im Zusammenhang mit DOMUS 4000 wurde behoben.
Was ist neu in Version 4.30?
SCHLÜSSEL MEHREREN OBJEKTEN ZUWEISEN
Mit diesem Update ist es nun möglich, dass Schlüssel an mehrere Objekte geknüpft werden können. Das ist besonders hilfreich, wenn es zum Beispiel einen zentralen Schlüssel für Heizungsanlagen in mehreren Objekten gibt.
SCHLÜSSEL AUf OBJEKTE ÜBERTRAGEN
Schlüssel können bequem von einem Objekt auf ein anderes übertragen werden.
LISTEN DRUCK LAYOUT
Die erstellten Layouts für den Listen-Druck werden nun auch bei der internen Erstellung von PDFs berücksichtigt.
LIZENZFREIER ANSICHTSMODUS
Die KeyScan Software kann nun auch zum reinen Betrachten der Daten lizenzfrei genutzt werden. Dieser neue Modus erlaubt es, das Programm für zirka 20 Minuten auszuführen, ohne dass eine zusätzliche Lizenz notwendig ist.
WEITERES
- Bei den Zylindern wird jetzt auch die Anzahl der Zylinder erfasst
- KeyScan merkt sich bei den Hauptlisten die Breiten der Spalten, sollten diese angepasst werden
- Reservierungen von Schlüsseln können zusätzlich per E-Mail an Dritte versandt werden
- Die Schlüsselverknüpfung lässt nun auch Ringverweise zu, so dass zwei Schlüssel auf sich gegenseitig verweisen können
- Die temporäre Schlüssel-Liste kann nun auch in die Scanliste übergeben werden
- E-Mail an Entleiher mit den überfälligen Schlüsseln möglich, wenn eine E-Mail Adresse in den Kontaktdaten gefunden wird
- Bei der Neuinstallation von KeyScan kann der Ablageort der Datenbank vorab gewählt werden
Was ist neu in Version 4.20?
EIGENE DATENFELDER
Für die Schlüssel können nun eigene Datenfelder definiert werden, in denen Sie Ihre spezifischen Informationen hinterlegen können. Dabei kann festgelegt werden, welchen Gültigkeitsbereich ein jedes Feld hat. Die Datenfelder wurden in jeden Bereich der Software integriert.
SCHLÜSSELLISTE
In der Schlüsselliste gibt es nun die Spalte "Schlüssel-Infos" (ehem. Objekt-Infos). Die dort angezeigten Informationen können nach belieben aus den eigenen Datenfeldern zusammengestellt werden.
DRUCK-DESIGNER
Die Einstellmöglichkeiten für den Druck-Designer wurden erheblich erweitert, um den Druck der Barcodes optimal an die verschiedensten Drucker anpassen zu können.
PROTOKOLLE
Werden Ausgabe- oder Rücknahmeprotokolle nur als PDF gespeichert, wird nun auch das hinterlegte Firmenlogo mit abgebildet.
BUGS
Einige kleine Fehler und Unstimmigkeiten wurden behoben.