Keyscan

Schnell, einfach und branchenübergreifend

Die Barcode-gestützte Verwaltungssoftware ermöglicht eine strukturierte Übersicht in weiten Anwendungsbereichen für nahezu jede Branche.

Software

Auf der Basis unserer leistungsfähigen Standardsoftware setzen wir Ihre komplexen Anforderungen ganz individuell um. Entdecken Sie die umfassende Leistungsfähigkeit von KeyScan und erfahren, wie Sie dank dieser Lösung viel Zeit, Kosten und Nerven sparen können.

Die leistungsfähige Software bietet fortschrittliche und bedienerfreundliche Funktionen:

Datensätze anlegen

Das einfache Erfassen der digitalen Datensätze umfasst Informationen zum Objekt, Ort und weiteren Eigenschaften. Darüber hinaus können beliebig viele eigene Datenfelder hinzugefügt werden, was eine breitere Individualisierung zulässt. Ergänzende Dokumente können an die entsprechenden Datensätze angehangen werden.

Zu jedem Datensatz wird automatisch ein Barcode generiert, dessen Hintergrundinformationen jederzeit geändert oder ergänzt werden können. Auch die Verbindung mehrerer Datensätze ist möglich.

Die Filterfunktion mit der Volltextsuche über alle Datensätze gibt Ihnen die Möglichkeit, benötigte Daten gezielt und einfach zu ermitteln.


Ausgaben und Rücknahmen

KeyScan arbeitet mit einem Barcode System, das die Zuordnung von Objekten erleichtert und in erster Linie sicher macht. Jedes Objekt wird einmalig mit einem Barcode versehen, der im späteren Prozess lediglich gescannt werden muss. Auf einen Blick sind sofort alle relevanten Informationen rund um das gescannte Objekt sichtbar. Zudem erkennt das System automatisch, ob und wann etwas entliehen bzw. zurückgegeben wurde. Die gleichzeitige Bearbeitung mehrerer Objekte ist möglich. Wird die Verleihfrist überschritten, so wird dies in der Software durch die Erinnerungsfunktion sowie eine farbliche Kennzeichnung angegeben.


Protokollierung

Jeder Arbeitsschritt wird erfasst und sekundengenau, zusammen mit der entsprechenden Benutzerkennung, protokolliert. Dies umfasst nicht nur die Ausgabe oder Rücknahme von Objekten, sondern auch jede Änderung an den hinterlegten Datensätzen.

Die im Verlauf gesammelten Daten lassen sich manuell nicht ändern, sodass die Revisionssicherheit für jedes Objekt gegeben ist. Für das papierlose Büro lassen sich Ausgabe- und Rücknahmeprotokolle mit einem Unterschriften-Pad der Firma signotec digital unterschreiben und direkt als PDF ablegen.

Durch die Anlage von Adresslisten lassen sich entliehene Gegenstände den entsprechenden Personen zuweisen. Auch für diese Entleiher lassen sich Barcodes generieren, was die Handhabung für regelmäßige Kunden deutlich erleichtert. Die Leihhistorie lässt sich jederzeit nachverfolgen. Eine vorhandene Verbindung von Personen und Objekten wird von der Software beim Scanvorgang automatisch erkannt und angezeigt.

Je nach Benutzer lassen sich verschiedene Nutzungsrechte individuell anpassen. So ist beispielsweise die Einschränkung diverser Benutzer auf bestimmte Objekte möglich, was besonders bei der Verwaltung mehrerer Standorte wichtig ist.

Die generierten Barcodes lassen sich mit jedem handelsüblichen Drucker ausdrucken, sodass die Notwendigkeit eines Plastikkartendruckers entfällt. Die Anpassung auf vorgefertigte Label und die Ausgabe auf Labeldruckern ist ebenso möglich wie der Druck von Zusatzkarten mit weiteren individuellen Informationen. Einmal angelegte Drucklayouts lassen sich für eine weitere Verwendung sichern.

Der Ausdruck von Protokollen lässt sich individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen und ist über die Software möglich. Bestimmen Sie selbst, welche Informationen wo und wie abgebildet werden.

Die bequeme und leistungsstarke Suchfunktion ermöglicht es dem Nutzer, abseits der Filterfunktionen, innerhalb aller Datensätze nach einem bestimmten Inhalt zu suchen. Die Software gibt automatisch alle Daten aus, die den gesuchten Begriff beinhalten.

Praxisbeispiel

KEYSCAN ALS SCHLÜSSELVERWALTUNGSSOFTWARE

Besonders im Bereich der Haus- und Grundstücksverwaltung wartet KeyScan mit Erfahrung auf:

Die Daten Ihrer verwendeten Verwaltungssoftware können in KeyScan übertragen werden, sofern eine SQL-Datenbank genutzt wird. So entfällt ein doppelter Pflegeaufwand, was die Verwaltung von Objektdaten wesentlich vereinfacht und Ihnen Zeit sowie bares Geld spart. Vorgenommene Änderungen in der Verwaltungssoftware werden automatisch an KeyScan übertragen, da die Daten beim Start der Software synchronisiert werden. Entsprechend konfigurierte Vorlagen für DOMUS 4000, DOMUS 1000, HausPerfekt, Karthago, WinCASA und weitere sind bereits in KeyScan integriert.

KeyScan bietet alternativ eine eigenständige, integrierte Objektverwaltung an. Erfassen Sie Stammdaten und verwalten Sie beliebig viele Bezugsdaten und Zusatzinformationen.

Profitieren Sie außerdem von weiteren Vorteilen:

  • Schnelle, effiziente und sichere Ausgabe und Rücknahme von Schlüsseln mittels Barcode-Scanner
  • Die Protokolle der Ausgaben und Rücknahmen lassen sich bequem als PDF Datei direkt in der Software zum Schlüssel bzw. Objekt ablegen. Ein zusätzlicher Ausdruck ist nicht nötig.
  • Keine Einschränkungen in der Anzahl von Schlüsseln, Objekten und Entleihern
  • Durch den revisionssicheren Verlauf können Sie immer lückenlos über den Verbleib der Schlüssel Auskunft geben.
  • Der Ausdruck der Barcodes ist auf jedem handelsüblichen Drucker möglich – es ist keine zusätzliche Hardware notwendig.
  • Schließanlagen, Zylinder und deren Schließungen lassen sich komplett digital abbilden.
  • Importieren Sie Ihre Lagepläne und markieren Sie auf diesen, welche Türen die entsprechenden Schlüssel schließen.


Die KeyScan Software wird in enger Zusammenarbeit mit unseren Kunden stetig weiterentwickelt und bietet daher ein großes Spektrum an Funktionalität, die Ihnen die tägliche Arbeit mit Ihren Schlüsseldaten erleichtern wird.

Weitere Einsatzmöglichkeiten

Nicht nur in der Schlüsselverwaltung bietet KeyScan immense Vorteile, auch diese Branchen können KeyScan profitieren:

Pakete

KeyScan pro

Sie wollen KeyScan mit vollem Funktionsumfang nutzen, können aber auf bereits vorhandene Scanner zurückgreifen?

KeyScan pro + Scanner

Sie nutzen den vollen Funktionsumfang der Softwarelösung und erhalten das passende Zubehör dazu.

Demo

Wir bieten eine 30-Tage-Testversion von KeyScan an,
welche in vollem Umfang getestet werden kann.

Fordern Sie einfach Ihre kostenfreie Demolizenz an:

Demolizenz anfordern


Nach dem Absenden erhalten Sie einen Downloadlink sowie
einen Lizenzcode zum Freischalten der Software via E-Mail.

Ausgewählte Unternehmen, die wir mit den KeyScan-Benefits bereits überzeugen konnten:

Support

Sie benötigen Unterstützung beim neuesten Update oder möchten Ihre individuelle Schlüssel- und Objektverwaltung erweitern und nach Ihren Ansprüchen gestalten?

Unser Support steht Ihnen per Mail unter:
support@keyscan.me

oder telefonisch unter: 0361 / 74 97 32 55 zur Verfügung.

Wir helfen Ihnen gern weiter!

Updates

Was ist neu in Version 4.40?

BENUTZER- BZW. ANMELDEVERWALTUNG
Durch diese kann der Zugriff auf KeyScan eingeschränkt und besser definiert werden. Die Möglichkeit der Vergabe von Benutzerrechten, sowie die Eingrenzung auf bestimmte Objekte, erlaubt es Ihnen, Benutzerrollen in Ihrem Unternehmen klarer zu trennen.

SCHLIEßANLAGEN OBJEKTÜBERGREIFEND
Schließanlagen können nun objektübergreifend angelegt und dadurch mit mehreren Objekten verküpft werden.

WEITERES

  • Bei der Aktualisierung der KeyScan Daten kann man nun wählen, ob nur die Schlüsseldaten, oder alle Daten aktualisiert werden sollen.
  • In der Datenbankschnittstelle lässt sich nun zu jeder Tabelle eine individuelle WHERE Abfrage Klausel eintragen. Dadurch kann der Import Ihrer Daten noch besser angepasst werden.
  • Fehler beim Renderig der Objektnummer im Zusammenhang mit DOMUS 4000 wurde behoben.
Update Beschreibung als PDF

Was ist neu in Version 4.30?

SCHLÜSSEL MEHREREN OBJEKTEN ZUWEISEN
Mit diesem Update ist es nun möglich, dass Schlüssel an mehrere Objekte geknüpft werden können. Das ist besonders hilfreich, wenn es zum Beispiel einen zentralen Schlüssel für Heizungsanlagen in mehreren Objekten gibt.

SCHLÜSSEL AUf OBJEKTE ÜBERTRAGEN
Schlüssel können bequem von einem Objekt auf ein anderes übertragen werden. 

LISTEN DRUCK LAYOUT
Die erstellten Layouts für den Listen-Druck werden nun auch bei der internen Erstellung von PDFs berücksichtigt.

LIZENZFREIER ANSICHTSMODUS
Die KeyScan Software kann nun auch zum reinen Betrachten der Daten lizenzfrei genutzt werden. Dieser neue Modus erlaubt es, das Programm für zirka 20 Minuten auszuführen, ohne dass eine zusätzliche Lizenz notwendig ist.

WEITERES

  • Bei den Zylindern wird jetzt auch die Anzahl der Zylinder erfasst
  • KeyScan merkt sich bei den Hauptlisten die Breiten der Spalten, sollten diese angepasst werden
  • Reservierungen von Schlüsseln können zusätzlich per E-Mail an Dritte versandt werden
  • Die Schlüsselverknüpfung lässt nun auch Ringverweise zu, so dass zwei Schlüssel auf sich gegenseitig verweisen können
  • Die temporäre Schlüssel-Liste kann nun auch in die Scanliste übergeben werden
  • E-Mail an Entleiher mit den überfälligen Schlüsseln möglich, wenn eine E-Mail Adresse in den Kontaktdaten gefunden wird
  • Bei der Neuinstallation von KeyScan kann der Ablageort der Datenbank vorab gewählt werden
Update Beschreibung als PDF

Was ist neu in Version 4.20?

EIGENE DATENFELDER
Für die Schlüssel können nun eigene Datenfelder definiert werden, in denen Sie Ihre spezifischen Informationen hinterlegen können. Dabei kann festgelegt werden, welchen Gültigkeitsbereich ein jedes Feld hat. Die Datenfelder wurden in jeden Bereich der Software integriert.

SCHLÜSSELLISTE
In der Schlüsselliste gibt es nun die Spalte "Schlüssel-Infos" (ehem. Objekt-Infos). Die dort angezeigten Informationen können nach belieben aus den eigenen Datenfeldern zusammengestellt werden.

DRUCK-DESIGNER
Die Einstellmöglichkeiten für den Druck-Designer wurden erheblich erweitert, um den Druck der Barcodes optimal an die verschiedensten Drucker anpassen zu können.

PROTOKOLLE
Werden Ausgabe- oder Rücknahmeprotokolle nur als PDF gespeichert, wird nun auch das hinterlegte Firmenlogo mit abgebildet.

BUGS
Einige kleine Fehler und Unstimmigkeiten wurden behoben.

Kontakt

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